SUAP | Protocolo (Processos)

A caixa de Entrada/Saída está disponível para usuários habilitados a tramitar processos e possui as seguintes funcionalidades:

A Entrada: Processos aguardando o seu recebimento; Acessando essa aba será possível visualizar os processos encaminhados para o setor o qual o usuário faz parte.

Para receber o processo basta clicar no botão A.1Receber logo, será possível:

A.2recebê-lo emitindo um despacho sobre o mesmo;

A.3Receber o processo, emitindo parecer e encaminhá-lo para outro setor;

A.4Ou receber o processo, emitir despacho e finalizá-lo.

B Entrada: Processos aguardando o seu encaminhamento; Essa opção exibe a lista dos processos que foram recebidos pelo setor e demandam encaminhamento para outro ou finalização do mesmo.

Tramitar Processo: Para encaminhar um processo para outro setor basta clicar no botão B.1Encaminhar, emitir um despacho sobre o mesmo e escolher o setor de destino do processo.

Para Finalizar o Processo basta clicar no botão B.2Finalizar emitindo despacho sobre o mesmo.

As informações necessárias para emitir um despacho serão descritas na tabela abaixo:

C Saída: Processos aguardando recebimento pelo setor de destino; essa opção exibe os processos que foram encaminhados (tramitados). Existe a possibilidade de Editar o Encaminhamento, ou seja, encaminhar o processo para outro setor ou Desfazer o trâmite.

Para Editar o Encaminhamento basta clicar no botão C.1Editar Encaminhamento, emitir um despacho e escolher o novo setor de destino do processo.

Para desfazer o trâmite, ou seja, cancelar o encaminhamento do processo para determinado setor de destino basta clicar no botão C.2Desfazer Trâmite.

A A Caixa de Tramitação Externa está disponível para usuários habilitados a tramitar processos. Esta opção exibe os processos que foram abertos para órgãos externos, ou seja, pessoas jurídicas que estão envolvidas num processo interno do Instituto.

A opção Processos tem por objetivo listar os processos cadastrados no sistema além de permitir a criação de novos processos.

AListar os processos: Para listar todos os processos basta o usuário acessar a opção Processos no menu Administração.
É possível utilizar filtros de busca por:

A.1 Situação (em trâmite, finalizado ou arquivado) e

A.2Unidade Organizacional (Reitoria, Campos Petrolina...).

Clicando na Aba A.3Qualquer o sistema listará todos os processos do Instituto,

clicando na Aba A.4Meus Processos, o sistema listará os processos os quais o usuário está envolvido.

Também é possível listar os processos do instituto na página inicial do Suap, mesmo antes de fazer o login. Ou seja, usuários externos sejam Pessoas Físicas ou Jurídicas (cadastradas previamente pelo Administradores de Protocolo) poderão fazer consulta de processos quando estiverem envolvidos como interessados. Para tal, acesse o SUAP no endereço https://suap.ifsertao-pe.edu.br, e clique na opção A.5Consulta de Processos, conforme figura abaixo.

Através desta opção uma pessoa, seja física ou jurídica, pode consultar o trâmite de seu processo. Para isso ela precisa informar o A.6número do processo e o A.7CPF/CNPJ do interessado.

B Criar Processo: Para criar um processo no SUAP clique no menu Administração → Protocolo → Processos. Logo em seguida, no canto superior direito da tela, clique no botão B.1Adicionar Processo. A tela “Adicionar processo” será exibida.

Será necessário preencher as informações referentes ao processo como:

B.2Pessoa interessada;

B.3Número do Documento;

B.4Assunto;

B.5Tipo;

B.6Palavras-Chave;

B.7Primeiro Trâmite.

As informações necessárias para criação do processo serão descritas na tabela abaixo:

CTramitação de Processo: Este passo depende de como a opção “Primeiro trâmite” foi selecionada durante o preenchimento do processo. Seguem as opções:

Se na caixa de seleção “Primeiro trâmite” a opção “Nenhum” for selecionada, será exibida a tela de visualização dos dados do processo, como mostra a figura abaixo (Processo sem trâmite).

No topo da tela de um processo sem trâmite há quatro botões:

Se na caixa de seleção “Primeiro trâmite” a opção “Órgão Interno” for selecionada, será exibida a tela em que você pode enviar o processo para qualquer setor em qualquer ​campus, conforme mostra a figura abaixo.

As informações necessárias para encaminhamento de processo para orgãos internos serão descritas na tabela abaixo:

Se na caixa de seleção “Primeiro trâmite” a opção “Órgão Externo” for selecionada, será exibida a tela de envio de processo para qualquer órgão externo ao instituto, conforme mostra a figura abaixo.

As informações necessárias para encaminhamento de processo para orgãos externos serão descritas na tabela abaixo:

Após clicar no botão “Salvar”, em qualquer uma das opções do trâmite (órgão interno ou externo), você será redirecionado para a página a seguir, conforme mostra a figura abaixo.

Após cadastrar um processo, guarde o número de protocolo, pois poderá ser necessário para consultas futuras. No topo da tela de um processo salvo há os seguintes botões:

O Administrador de Protocolo no SUAP, além de abrir, tramitar e excluir processos e cadastrar pessoas físicas e jurídicas no sistema, é capaz de liberar permissões para usuários assumirem funções de: Visualizador de Processos; Tramitador de Processos e Cadastrador de Processos. Para tal, o Administrador de Protocolo deverá selecionar a opção de acesso rápido Grupos e Usuários que esta localizada no lado superior direito da tela inicial do sistema :

A Grupos e Usuários

B Selecione o módulo Protocolo Nesse momento, serão exibidos quatro grupos de usuários do Protocolo:

Cadastrador de Processos; O usuário poderá abrir processos com origem em sua unidade de lotação.

Protocolo Administrador; O usuário irá gerenciar os demais grupos do protocolo.

Tramitador de Processos; O usuário poderá receber e encaminhar processos para os setores que possuir autorização.

Visualizador de Processos; O usuário poderá visualizar todos os processos no âmbito do Ifsertão-Pe.


C Escolha o grupo onde irá adicionar o usuário depois clique no botão Adicionar Usuário ao Grupo

D Informe parte do nome, matrícula ou email institucional

E Clique no botão Enviar dados

F Aguarde a mensagem que será exibida no topo da página

Cadastro de Pessoas Físicas e Jurídicas

Para trâmitar um processo para um orgão externo é necessário um cadastro prévio da instituição de destino ( Cadastro Pessoa Jurídica ) essa responsabilidade foi atribuída somente ao Administrador de Protocolo. Com isso, os usuários no Suap Protocolo poderão tramitar no sistema processos para órgãos externos cadastrados.

Cadastro de Pessoa Jurídica

No cadastro Pessoa Jurídica serão solicitados os seguintes dados: Nome, Cnpj, Email, Inscrição Estadual, Website e Telefone.

Posteriormente, o setor que tramitou o processo para o órgão externo poderá recebêlo de volta, o objetivo desse fluxo é dar publicidade ao encaminhamento dos processos do Ifsertão-Pe. Assim, os usuários serão informados sobre a localização dos processos ainda que os mesmos estejam em orgãos externos.

Outra possibilidade da Pessoa Jurídica é a consulta pública de processos, quando o mesmo for identificado como interessado no processo, essa consulta pode ser feita na tela inicial do suap na opção Consulta de Processos.

Cadastro de Pessoa Física

O cadastro de Pessoa Física para efeito do protocolo tem como objetivo principal permitir que pessoas envolvidas em um processo possam fazer uma consulta pública no suap Consulta de Processos. Para tal, além do cadastro a Pessoa Física deve estar marcada como interessada no processo. No cadastro Pessoa Física serão solicitados os seguintes dados:Nome, Sexo, Cpf, Data de Nascimento e Telefone, conforme figura abaixo.